CAPACIDADE OCIOSA: Qual o impacto no seu custo?!

Capacidade ociosa é um indicador importante em uma clínica ou consultório odontológico e surge da diferença entre sua capacidade total de atendimento e o volume real de atendimento, ou seja, a capacidade ociosa é o período que a clínica está aberta, mas não está havendo atendimento.

Mas porque uma clínica está aberta e não está havendo atendimento?

Pode ser porque algum paciente faltou à consulta ou desmarcou e não foi possível colocar outro paciente naquele horário.

Pode ser também por falta de demanda, ou seja, a clínica não tem um volume de atendimento suficiente para utilizar toda sua capacidade.

Outro motivo pode ser a sazonalidade, que é a procura por determinados horário e detrimentos a outros, como por exemplo, uma maior procura no final da tarde e uma baixa procura por horário no meio da tarde.

Pode ocorrer ainda de a capacidade ociosa ser causada por problemas técnicos, como avaria dos equipamentos odontológicos. Uma clínica que é forçada a deixar algum consultório parado por problemas técnico e isto ocorre com uma frequência alta terá um grande impacto nos seus custos, seja pelo gasto recorrente com manutenção, seja pela perda de receita causada pelo consultório que não está operando.

Seja qual for o motivo que leve a clínica a ter uma capacidade ociosa, o fato é que horários ociosos levam ao desperdício de recurso. Tem-se uma estrutura montada que está gerando despesa e não está produzindo receita...

A capacidade ociosa é um problema na operação de qualquer empresa de qualquer setor, mas na prestação de serviço, onde a odontologia se enquadra é pior. Isto se dá pelo fato dos serviços serem perecíveis, ou seja, não podem ser estocados. Um horário vazio em uma clínica odontológica está perdido para sempre, a receita que seria gerada naquele horário que ficou vazio não poderá ser recuperada.

Tendo em vista este fato é de suma importância que o gestor de clínicas e consultórios odontológicos fique atendo a este indicador para que uma gestão eficiente seja realizada e a capacidade ociosa seja reduzida a níveis aceitáveis!

Outro ponto bastante impactado pela capacidade ociosa é o valor da hora clínica, ou seja, o custo para se manter a clínica funcionando.

Se uma clínica tem a capacidade de realizar 300 atendimentos por mês, mas só realiza 200, ela tem uma capacidade ociosa de 100 atendimentos. Assim seu custo por hora aumenta.

Uma vez que a receita da clínica vem dos atendimentos e ela realiza apenas 200 atendimentos podemos considerar que esta clínica tem 200 horários remunerados, ou seja, os custos da hora clínica vão ser pagos por estes 200 atendimentos.

Vejamos: se a clínica tem uma despesa de operação, que é a despesa para manter a clínica funcionando de R$ 12.000,00 e tem uma capacidade de atendimento de 300 atendimentos seu custo por atendimento seria de (R$12.000,00/300=R$40,00) R$ 40,00 por atendimento utilizando sua capacidade total.

Seguindo nosso exemplo, a clínica utiliza apenas 200 horários dos 300 horários disponíveis, assim seu custo por atendimento seria de (R$12.000,00/200=R$60,00) R$ 60,00, ou seja 50% mais caro!

É extremamente importante conhecer os custos de operação da clínica, conhecer qual o tamanho da sua capacidade ociosa e conhecer o custo real da sua hora clínica e o impacto que esta equação está causando no resultado da clínica e buscar alternativas para contornar o problema.

Entre as possíveis soluções podemos citar o gerenciamento eficiente da agenda: estimule seus pacientes a não faltarem as consultas, faça-os perceber que as faltas atrasam a conclusão do tratamento e geram custos extras à clínica. Evitando faltas e desmarcações muito próximas do horário da consulta evitamos horários ociosos.

Tente agendar os pacientes nos horários menos disputados. Muitas vezes o paciente pode vir em um horário em que a clínica está “mais vazia” e deixamos os horários mais concorridos para quem realmente não pode vir em outro momento do dia. Assim, estimulamos o preenchimento total da agenda e evitamos mais horários ociosos.

Faça sempre a manutenção preventiva dos equipamentos e periféricos. Com esta prática evitamos que problemas técnicos forcem o cancelamento das consultas e gerem mais horários ociosos.

Procure alternativas para monetizar a capacidade ociosa da clínica. Muitas vezes nos deparamos com situações em que o dentista deixa seu consultório para ministrar aulas em uma universidade ou para trabalhar no serviço público, etc e nestes períodos de ausência o consultório permanece improdutivo, ou seja, com capacidade ociosa.

Neste caso poderíamos convidar um colega para ocupar estes horários ociosos, seja em um sistema de parceria, onde quem irá atender recebe uma comissão sobre os atendimentos realizados ou até mesmo alugar alguns horários ou dias que estão vazios.

Aqui também, conhecer seus custos é essencial. Seja para determinar a porcentagem da comissão ou para determinar o valor do aluguel, devemos estipular um valor que cubra todos os custos envolvido e gere algum retorno para o proprietário do consultório e que seja atrativo para o parceiro ou inquilino.

Procure diversificar a receita do consultório. Quando se tem uma elevada capacidade ociosa, podemos pensar no atendimento a convênios odontológicos de uma forma estratégica!

Como todos nós dentista sabemos que os valores pagos pelas operadoras de convênios odontológicos aos prestadores de serviço são muito baixos. Porém em determinadas situações a receita gerada por estes atendimentos pode ajudar na manutenção do funcionamento da clínica com a utilização da capacidade ociosa.

O atendimento à convênios odontológicos pode ainda, servir para captar novos clientes, seja para a execução de procedimentos que os convênios não cobrem ou pelas indicações de amigos e familiares, que não tem convênio, pelos clientes do convênio.

Novamente o conhecimento dos custos é fundamental! Somente analisando o valor pago pelo convênio e o custo para realizar cada procedimento, podemos, com certeza, afirmar se é financeiramente viável ou não atender à convênios. Sem conhecer os custos é impossível fazer alguma afirmação. Podemos estar perdendo uma boa estratégia para avançar em momentos difíceis ou o pior, iniciar o atendimento à convênio e ter prejuízo!

A verdade é que quanto menos capacidade ociosa existir, menor fica nosso custo da hora clínica e assim. mais competitivo fica a clínica!

Para calcular se existe capacidade ociosa e quanto ela representa aí na sua operação, criamos um checklist para te ajudar nos calculos!

Para fazer o donwload, acesse o link abaixo, preeencha o cadastro e vamos enviar o checklist para o seu e-mail!

https://conteudo.odontofinancas.com.br/checklist-1

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